Ce guide étape par étape vous montrera comment créer une facture avec tous les éléments standards d'une facture professionnelle. Voici comment personnaliser votre facture pour la rendre unique à votre entreprise grâce au générateur de facture gratuit.
Comment faire une facture en utilisant le générateur de facture gratuit ?
Lorsque vous créez une facture pour la première fois,vous devez ajouter des informations au modèle de facture vierge.
- Ajoutez les détails de votre entreprise dans la section De : Nom, le numéro de téléphone et l'adresse
- Remplissez les détails de votre client dans la section Pour : Nom, l'adresse e-mail et l'adresse
- Ajoutez chaque élément de la facture, ainsi qu'une description, un tarif et une quantité
- Le cas échéant, saisissez le taux de taxe, le type de devise et le montant de la remise
- Rédigez les instructions et les conditions de paiement dans la section Remarques
- Personnalisez votre facture en ajoutant un logo et en sélectionnant la couleur de votre marque
Éléments essentiels d'une facture
Il y a 9 éléments principaux d'une facture. Certains de ces éléments sont nécessaires, tandis que d'autres sont supplémentaires ou utilisés uniquement pour la personnalisation.
Entête
Les en-têtes doivent indiquer clairement l'objectif d'un document. Notre logiciel vous permet de générer des devis, des factures et des reçus. L'inclusion d'un en-tête vous permet, à vous et au client, de les différencier rapidement. Cela vous fera gagner du temps lors de l'examen de vos dossiers ou de la déclaration de revenus.
Notez l'image marquée " Logo de l'entreprise " à droite de l'en-tête. Ici, vous pouvez ajouter votre propre logo pour des estimations, des factures et des reçus plus professionnels. Si votre entreprise n'a pas de logo, vous pouvez laisser cette section vide tant que le reste de la facture est correctement présenté.
Nom et détails de l'entreprise
Lors de la création d'une facture, vous devez inclure le nom légal et les coordonnées de votre entreprise. Cela devrait inclure votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Habituellement, les informations sur l'entreprise sont écrites en haut de la facture pour créer une différenciation claire entre l'entreprise fournissant les biens ou les services et l'entreprise qui les reçoit.
Nom et détails du client
Indiquez clairement le nom et les coordonnées de votre client. Ces coordonnées doivent inclure une adresse, un numéro de téléphone et une adresse e-mail.
Un générateur de factures gratuit.
Numéro de facture
Chaque facture a un identifiant unique appelé numéro de facture. Les numéros de facture peuvent aider à garder une trace de plusieurs factures. Les numéros de facture peuvent être formatés de différentes manières. Ces formats peuvent inclure des numéros de dossier (INV0001), des codes de facturation uniques ou des numéros de bon de commande basés sur la date.
Si vous utilisez le logiciel de facturation Cozybills pour gérer automatiquement votre numéro de facture, le logiciel créera un numéro de facture unique pour chaque document. Si vous souhaitez utiliser votre propre format personnalisé pour votre numéro de facture, vous pouvez mettre à jour vous-même chaque numéro de facture chaque fois que vous utilisez le générateur de facture.
Date
Il est important d'inclure la date d'émission de chaque facture. Cela peut dissiper la confusion lorsqu'un même client reçoit plusieurs factures. Parce que le paiement est généralement dû un certain nombre de jours après réception de la facture, la date est un élément important pour indiquer quand le paiement est dû.
Description des biens ou services rendus
Dans la case six, vous devez inclure des rubriques distinctes pour chaque bien ou service que vous fournissez. Chaque ligne doit inclure les éléments suivants :
- Nom du bien ou du service fourni.
- Prix unitaire ou taux horaire.
- Quantité ou nombre d'heures travaillées.
Frais détaillés
Ensuite, ajoutez les taxes, les frais d'expédition et de manutention ou les frais supplémentaires qui s'appliquent aux biens ou services fournis. Nous vous recommandons de répertorier ces taxes et frais sur des lignes distinctes, car certaines entreprises utilisent des budgets internes différents pour couvrir ces frais.
Solde dû
Le générateur de facture calculera le solde total dû à partir des éléments de ligne que vous avez entrés dans les cases six et sept.
Mentions légales et modes de paiement
Les conditions de paiement sur une facture sont la partie la plus souvent négligée. Les conditions de paiement standard peuvent varier selon le secteur, la politique de votre entreprise ou les antécédents avec le client.
Il est important d'énoncer clairement les conséquences de la rupture de cet accord par l'une ou l'autre des parties. Ces pénalités peuvent inclure des frais de retard ou des frais supplémentaires.
Vous pouvez également ajouter ici votre mode de paiement préféré, qu'il s'agisse d'un chèque, d'espèces, d'un virement bancaire, de PayPal ou d'une carte de crédit. Ensuite, ajoutez les instructions de paiement. Par exemple, écrivez votre numéro de compte et le nom de votre banque si les clients sont censés payer par virement direct.
Commencez à utiliser notre générateur de facture gratuit
Avantages de l'utilisation d'un générateur de factures
Vous évitant de retaper des informations
La première fois que vous utilisez le générateur de facture Cozybills, vous verrez un modèle de facture vierge.
La prochaine fois que vous créerez une facture, le modèle de facture remplira automatiquement toutes vos informations commerciales, articles et informations client pertinentes. Le générateur de facture utilisera même le texte prédictif pour remplir automatiquement les informations du client telles que le numéro de téléphone, l'adresse e-mail et l'adresse postale lorsque vous tapez le nom du client.
La prochaine fois que vous souhaiterez créer une facture, le modèle de facture sera automatiquement rempli avec toutes vos informations pertinentes. Il en va de même pour vos clients et vos articles. Nous remplirons toutes vos informations client (téléphone, e-mail, adresse) au fur et à mesure que vous commencerez à taper le nom du client.
Obtenez une facture en ligne partageable et imprimable en une seule fois
Vous pouvez partager ou télécharger un PDF de votre facture en un clic. Cela permet de gagner beaucoup de temps par rapport aux modèles de facture Excel et Word, pour lesquels vous devez effectuer plusieurs étapes pour exporter un document au format PDF ou vous assurer que votre client peut ouvrir des fichiers d'un format spécifique.
L'envoi de factures via le générateur de factures Cozybills présente également d'autres avantages.
- Votre facture pourra être consultée sur mobile et sur ordinateur.
- Vous serez averti lorsque votre client recevra et consultera la facture.
Au lieu de travailler dur, nous devrions travailler intelligemment ! L'astuce consiste à utiliser le bon outil pour le travail : un générateur de factures.
Gagnez du temps : Générateur de factures gratuit tout ce que vous devez savoir pour vous lancer
Lorsque vous utilisez le générateur de factures Cozybills, vous économisez beaucoup de temps et d'efforts. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles :
- Enregistrez automatiquement vos clients et vos articles afin qu'ils soient disponibles la prochaine fois que vous rédigez une facture
- Organisez vos factures en quelques secondes
- Utilisez un modèle conçu par des professionnels compatible avec les imprimantes et les appareils mobiles
- Voir un aperçu complet de votre entreprise sans effort et en quelques instants
Consultez notre guide pour logiciel de facturation pour freelance pour plus de détails sur toutes vos options.
Comment envoyer une facture ?
Une fois votre première facture prête, vous devez apprendre à l'envoyer à vos clients. Notre générateur de factures offre deux façons simples d'envoyer des factures.
Tout d'abord, composez un e-mail à votre client. Un lien vers votre facture est inclus automatiquement dans votre e-mail. Les clients peuvent consulter les factures en cliquant simplement sur un lien.
Ensuite, vérifiez l'état de votre facture soumise. Envoyez vos factures par e-mail directement depuis Cozybills.
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